Qu’est-ce qu’Arkevia ?

Dans les entreprises, la digitalisation est de plus en plus présente. Généralement, l’idée est de réaliser des économies financières et de préserver l’environnement. Par contre, certains documents sont extrêmement sensibles et difficiles à conserver en ligne. Pour résoudre ce problème, Arkevia apporte une solution innovante aux sociétés et aux salariés. Pour mieux connaître ce concept, voici tous les détails sur lui.

Que comprendre par Arkevia ?

Arkevia est un coffre-fort numérique et électronique proposé par l’entreprise Cegedim. Le dispositif stocke en réalité les documents professionnels et personnels. Le système de sécurité est infranchissable et évite la perte de certaines données importantes. Il empêche aussi le piratage des informations sensibles et confidentielles. Arkevia sauvegarde tous les documents que vous pouvez lui présenter.

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Cette révolution de la digitalisation en entreprise aide énormément les diverses sociétés. Chaque utilisateur possède un seul coffre-fort numérique. Il a également un identifiant spécifique et unique qui ouvre l’espace personnel. Cette plateforme est un véritable atout, car elle permet entre autres de réduire les papiers dans les placards.

Qui peut faire recours à Arkevia ?

Arkevia concerne à la fois l’employeur et le salarié.

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L’employeur

Arkevia aide les chefs d’entreprise à partager tous les dossiers importants de leur entreprise et de leurs collaborateurs. Si vous en êtes un, vous avez la possibilité de déposer les différents documents que vous jugez sensibles sur l’espace qui vous sera attribué. La démarche se fait conformément à la Réglementation Générale de Protection des Données (RGPD).

Les informations sont ainsi conservées indéfiniment. La plateforme permet également d’optimiser les coûts de distribution de bulletins de paie. À défaut de les envoyer par la poste, vous pouvez les déposer sur l’espace de vos salariés en toute sécurité. Toutefois, vous devez les informer au préalable de la création d’un coffre-fort.

Les employés

Arkevia est aussi destiné aux employés. En effet, le dispositif offre la possibilité aux salariés de placer tous les documents en un seul endroit. L’idée est de vous éviter de mélanger ou de perdre certains papiers personnels ou professionnels. Ces derniers seront disponibles sur votre espace à n’importe quel moment. Vous avez juste besoin d’une connexion internet et de vos identifiants pour y accéder.

La plateforme vous permet de créer des dossiers afin d’ajouter des documents. Vous pouvez les classer comme vous l’entendez pour les retrouver aisément. Notez que vous recevez des alertes toutes les fois qu’une mise à jour se lance ou qu’un nouveau document s’ajoute.

Pourquoi utiliser Arkevia ?

Arkevia

L’utilisation de Arkevia présente de nombreux avantages.

Protège les données

L’atout principal de ce coffre-fort numérique est la protection des données. Les concepteurs mettent tout en place pour garantir la sauvegarde des informations personnelles et professionnelles des entreprises et salariés. Le dispositif fonctionne selon la réglementation en vigueur. Il possède tous les éléments nécessaires pour affronter :

  • les piratages ;
  • les pertes de dossiers ;
  • les problèmes d’accès.

Vous n’avez donc pas à vous inquiéter pour la sauvegarde de vos informations.

Documents légaux

L’autre avantage que présente Arkevia est que tout document déposé sur la plateforme a une valeur légale. En effet, lorsqu’un nouveau document est envoyé sur l’espace ou une mise à jour s’effectue, la personne concernée reçoit des alertes. Le fait d’être consentant de l’existence de ce document, ce dernier n’a plus besoin d’une signature pour avoir une valeur aux yeux de la loi.

Bénéfique pour le service des ressources humaines

Arkevia vient au secours des services des Ressources Humaines. En réalité, ils sont constamment en communication avec les salariés et les chefs d’entreprises. Ils passent la majorité de leur temps à envoyer des documents aux employés. Ces derniers réclament parfois le double des documents transmis. Tout cela est un véritable calvaire pour les RH.

De plus, certains documents nécessitent une manipulation pointue en raison de leur sensibilité. Avec Arkevia, les RH gagnent énormément de temps et évitent de voir des données confidentielles circuler physiquement.

Accès rapide

Pour entrer en possession des documents, vous avez besoin d’une connexion internet et de votre identifiant. Une fois sur votre espace, vous pouvez gérer à votre guise les documents présents et les récupérer quand vous le souhaitez.

Comment consulter les documents sur Arkevia ?

Pour consulter les documents sur Arkevia, vous devez vous rendre sur la plateforme à l’aide de votre smartphone, de votre ordinateur ou de votre tablette. Une fois sur la page d’accueil, rendez-vous sur l’onglet de connexion. Renseignez vos codes d’accès personnel pour ouvrir votre espace.

Dès que vous parvenez à y entrer, vous pouvez voir les nouveaux documents envoyés. Vous avez la possibilité de les télécharger et de les imprimer si vous le voulez.