Qu’est-ce qu’Arkevia ?

Dans les entreprises, la digitalisation est de plus en plus présente. Généralement, l’idée est de réaliser des économies financières et de préserver l’environnement. Par contre, certains documents sont extrêmement sensibles et difficiles à conserver en ligne. Pour résoudre ce problème, Arkevia apporte une solution innovante aux sociétés et aux salariés. Pour mieux connaître ce concept, voici tous les détails sur lui.

Que comprendre par Arkevia ?

Arkevia est un coffre-fort numérique et électronique proposé par l’entreprise Cegedim. Le dispositif stocke en réalité les documents professionnels et personnels. Le système de sécurité est infranchissable et évite la perte de certaines données importantes. Il empêche aussi le piratage des informations sensibles et confidentielles. Arkevia sauvegarde tous les documents que vous pouvez lui présenter.

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Cette révolution de la digitalisation en entreprise aide énormément les diverses sociétés. Chaque utilisateur possède un seul coffre-fort numérique. Il a également un identifiant spécifique et unique qui ouvre l’espace personnel. Cette plateforme est un véritable atout, car elle permet entre autres de réduire les papiers dans les placards.

Qui peut faire recours à Arkevia ?

Arkevia concerne à la fois l’employeur et le salarié.

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L’employeur

Arkevia aide les chefs d’entreprise à partager tous les dossiers importants de leur entreprise et de leurs collaborateurs. Si vous en êtes un, vous avez la possibilité de déposer les différents documents que vous jugez sensibles sur l’espace qui vous sera attribué. La démarche se fait conformément à la Réglementation Générale de Protection des Données (RGPD).

Les informations sont ainsi conservées indéfiniment. La plateforme permet également d’optimiser les coûts de distribution de bulletins de paie. À défaut de les envoyer par la poste, vous pouvez les déposer sur l’espace de vos salariés en toute sécurité. Toutefois, vous devez les informer au préalable de la création d’un coffre-fort.

Les employés

Arkevia est aussi destiné aux employés. En effet, le dispositif offre la possibilité aux salariés de placer tous les documents en un seul endroit. L’idée est de vous éviter de mélanger ou de perdre certains papiers personnels ou professionnels. Ces derniers seront disponibles sur votre espace à n’importe quel moment. Vous avez juste besoin d’une connexion internet et de vos identifiants pour y accéder.

La plateforme vous permet de créer des dossiers afin d’ajouter des documents. Vous pouvez les classer comme vous l’entendez pour les retrouver aisément. Notez que vous recevez des alertes toutes les fois qu’une mise à jour se lance ou qu’un nouveau document s’ajoute.

Pourquoi utiliser Arkevia ?

L’utilisation de Arkevia présente de nombreux avantages.

Protège les données

L’atout principal de ce coffre-fort numérique est la protection des données. Les concepteurs mettent tout en place pour garantir la sauvegarde des informations personnelles et professionnelles des entreprises et salariés. Le dispositif fonctionne selon la réglementation en vigueur. Il possède tous les éléments nécessaires pour affronter :

• les piratages ;
• les pertes de dossiers ;
• les problèmes d’accès.

Vous n’avez donc pas à vous inquiéter pour la sauvegarde de vos informations.

Documents légaux

L’autre avantage que présente Arkevia est que tout document déposé sur la plateforme a une valeur légale. En effet, lorsqu’un nouveau document est envoyé sur l’espace ou une mise à jour s’effectue, la personne concernée reçoit des alertes. Le fait d’être consentant de l’existence de ce document, ce dernier n’a plus besoin d’une signature pour avoir une valeur aux yeux de la loi.

Bénéfique pour le service des ressources humaines

Arkevia vient au secours des services des Ressources Humaines. En réalité, ils sont constamment en communication avec les salariés et les chefs d’entreprises. Ils passent la majorité de leur temps à envoyer des documents aux employés. Ces derniers réclament parfois le double des documents transmis. Tout cela est un véritable calvaire pour les RH.

De plus, certains documents nécessitent une manipulation pointue en raison de leur sensibilité. Avec Arkevia, les RH gagnent énormément de temps et évitent de voir des données confidentielles circuler physiquement.

Accès rapide

Pour entrer en possession des documents, vous avez besoin d’une connexion internet et de votre identifiant. Une fois sur votre espace, vous pouvez gérer à votre guise les documents présents et les récupérer quand vous le souhaitez.

Comment consulter les documents sur Arkevia ?

Pour consulter les documents sur Arkevia, vous devez vous rendre sur la plateforme à l’aide de votre smartphone, de votre ordinateur ou de votre tablette. Une fois sur la page d’accueil, rendez-vous sur l’onglet de connexion. Renseignez vos codes d’accès personnel pour ouvrir votre espace.

Dès que vous parvenez à y entrer, vous pouvez voir les nouveaux documents envoyés. Vous avez la possibilité de les télécharger et de les imprimer si vous le voulez.

Comment fonctionne Arkevia ?

Arkevia est une plateforme qui utilise la technologie Blockchain. La Blockchain permet de stocker des données de manière sécurisée, transparente et décentralisée, sans qu’aucun tiers ne puisse intervenir.

Concrètement, comment cela se passe-t-il ? Les documents sont stockés dans des blocs cryptés grâce à une clé privée. Cette dernière est accessible uniquement par les utilisateurs autorisés. Chaque document a sa propre signature électronique protégée et un historique complet de ses connexions sur la plateforme.

Tous les documents sont enregistrés dans un registre partagé ou « ledger » commun à tous les participants du réseau. Cette méthode offre une grande sécurité car elle empêche toute altération frauduleuse d’un document existant ainsi que tout ajout d’un faux document sur la plateforme.

Arkevia travaille avec des partenaires experts en cybersécurité pour garantir le niveau de protection élevé attendu par ses clients.

Les avantages d’utiliser Arkevia pour votre entreprise

Arkevia offre de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent stocker et gérer leurs documents en toute sécurité. En voici quelques-uns :

Sécurité
La sécurité est la principale préoccupation des entreprises lorsqu’il s’agit de stocker des données sensibles. Avec Arkevia, les données sont stockées sur une plateforme décentralisée avec une protection avancée contre le piratage informatique.

Traçabilité
Tous les documents ont leur propre signature électronique protégée et un historique complet de leurs connexions sur la plateforme est disponible à tout moment.

Accessibilité
Tous les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents facilement depuis n’importe où dans le monde grâce à l’utilisation d’une clé privée unique.

Temps et coûts économisés
La gestion manuelle des documents peut être fastidieuse, chronophage et coûteuse pour une entreprise. L’utilisation d’Arkevia permet de centraliser tous ces processus en ligne, ce qui permet d’économiser du temps et de réduire les dépenses liées à l’impression papier ou au stockage physique.

Effet vert
Il ne faut pas sous-estimer cet aspect : utiliser Arkevia, c’est faire un geste écologique ! La numérisation complète des papiers administratifs limite considérablement la consommation de papier et permet ainsi une gestion plus responsable des ressources naturelles.

Arkevia est une solution idéale pour les entreprises soucieuses de protéger leurs données sensibles tout en optimisant leur processus de travail. La technologie blockchain utilisée par Arkevia offre une sécurité avancée sans compromettre l’accessibilité et la traçabilité des documents. Cela permet d’économiser du temps et de réduire les coûts.

Les fonctionnalités clés d’Arkevia pour optimiser votre gestion documentaire

Arkevia propose plusieurs fonctionnalités clés pour optimiser la gestion documentaire de votre entreprise. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus pertinentes.

Système d’archivage intelligent
Le système d’archivage intelligent permet une organisation efficace de tous vos documents numériques, ce qui facilite leur recherche et leur récupération en cas de besoin. Les utilisateurs peuvent aussi définir des autorisations spécifiques pour chaque utilisateur.

Analyse automatisée des documents
La solution utilise l’intelligence artificielle pour analyser et classer automatiquement les documents téléchargés sur la plateforme en fonction de leur contenu. Cette fonctionnalité vous offre un gain considérable dans le temps consacré à trier manuellement les fichiers et améliore l’efficacité globale du processus.

Gestion électronique des formulaires
Arkevia peut être utilisé comme une plateforme centrale pour créer, stocker, télécharger, partager et gérer tous types de formulaires (comme les devis ou factures) • le tout sans jamais avoir besoin d’imprimer quoi que ce soit ! Cela signifie moins d’encombrement physique avec beaucoup moins de risque que quelque chose ne se perde au cours du processus. Cette innovation technologique réduit considérablement la durée nécessaire à la constitution des archives papier ainsi qu’à leur classification. La traçabilité est accrue grâce à cette méthode électronique en comparaison aux procédés traditionnels.

Collaboration en temps réel
La solution offre une fonctionnalité de collaboration en temps réel qui facilite la communication entre les membres d’une équipe travaillant sur un même projet. Les utilisateurs peuvent facilement partager des documents, ajouter des commentaires et discuter en ligne sans avoir besoin de se déplacer ou de sortir du programme.

Ce sont quelques-unes des fonctionnalités clés qu’offre Arkevia pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs documents numériques. La plateforme est conçue pour simplifier le processus tout en offrant une sécurité optimale aux données confidentielles. Avec ses nombreuses options avancées telles que l’intelligence artificielle et la blockchain, Arkevia est certainement un choix judicieux pour tous types d’entreprises souhaitant améliorer leur gestion documentaire.

Comment sécuriser vos données avec Arkevia ?

En plus de faciliter la gestion des documents numériques, Arkevia offre aussi une sécurité optimale pour les données confidentielles. Voici comment vous pouvez sécuriser vos données avec cette solution.

Chiffrement de bout en bout
Arkevia utilise un chiffrement de bout en bout pour assurer que toutes les données stockées sur la plateforme sont protégées contre toute fuite ou attaque extérieure. Le chiffrement est réalisé directement depuis le navigateur web, ce qui signifie que les informations ne peuvent être lues par personne d’autre que le destinataire prévu.

Blocage anti-virus et anti-malware
La solution dispose d’un blocage intégré des virus et malwares : tout fichier téléchargé sur la plateforme sera scanné afin d’éviter une infection du système informatique utilisé par votre entreprise. En cas de détection d’une menace éventuelle, celle-ci sera immédiatement signalée au responsable informatique concerné.

Sauvegarder régulièrement ses fichiers importants
Les sauvegardages réguliers effectués par Arkevia permettent à votre entreprise d’assurer la protection totale des fichiers importants nécessaires à son fonctionnement courant. Ces backups systèmes sont fréquents (généralement tous les jours) • cela assure donc qu’en cas de perte accidentelle ou autre problème technique imprévisible comme une cyberattaque, il y aura toujours un historique disponible dans les archives pour récupérer vos précieuses données sensibles.

Accès contrôlé aux archives
L’accès aux archives se fait par un système de points d’accès suivant le profil des utilisateurs. Chaque utilisateur possède un accès personnalisé en fonction de son grade/statut, ce qui limite au maximum les risques qu’un membre externe à votre entreprise ou non autorisé puisse modifier ou supprimer vos archives.

Arkevia est donc une solution fiable pour la gestion documentaire et la sécurité des données confidentielles. La plateforme utilise les dernières technologies pour protéger tout type de fichier stocké sur ses serveurs contre toute intrusion malveillante. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur leur activité principale sans avoir à craindre pour la sécurité de leurs informations importantes.