Une bonne gestion de votre temps en entreprise vous permettra sans doute de gagner en productivité. Cela vous évitera d’accumuler les retards et le stress. Heureusement, il existe des astuces pouvant vous permettre de bien gérer votre temps en entreprise, ce qui va se solder par un gain de productivité. Voici ici des conseils pour une meilleure gestion de votre temps.
Plan de l'article
Planifier ou fixer des objectifs clairs
Il n’existe pas de gestion du temps sans fixation préalable d’objectifs au sein de l’entreprise. Lorsque vous fixez vos objectifs en tant que dirigeant d’entreprise, les membres de votre équipe de travail savent clairement les tâches qui leur sont assignées. Ils peuvent alors mettre en place une organisation qui leur permet d’atteindre les objectifs.
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Lors de la planification d’un projet, on détermine le temps qui peut être attribué à chacune des tâches. Dès lors, vous pouvez mesurer les performances des membres de l’équipe de travail en fonction de l’état d’avancement des tâches. Cependant, il est important de fixer des objectifs clairement perceptibles et atteignables. Autrement, l’efficacité des salariés serait à peine perceptible.
Augmenter sa concentration pour optimiser sa productivité au travail
Les objectifs peuvent être quotidiens ou étalés dans le temps. Dans un cas comme dans l’autre, il faut une forte dose de concentration pour une bonne gestion du temps au travail. Lorsque vous travaillez sur un projet, vous devez éliminer toute source de distraction.
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De plus en plus d’entreprises optent aujourd’hui pour l’open space. Cette disposition de la société optimise le partage d’informations, mais n’est pas sans inconvénient. Dans une entreprise open space, la concentration des salariés est rarement optimale. Si dans votre firme, l’intellect est requis à temps plein, vous devez opter pour des bureaux cloisonnés.
Par ailleurs, il n’est pas impossible d’être distrait dans un bureau fermé. Dans ce cas, le téléphone est la grande source de distraction. Il peut être un grand frein pour votre concentration. Il faut alors activer le mode « Ne pas déranger » pour avancer dans votre travail. Moins, il y a de distractions, plus vous gagnez du temps dans le traitement de votre projet.
Utiliser la méthode Pomodoro pour gagner du temps
Gagner du temps en entreprise n’est rien de difficile quand on sait comment s’y prendre. Dans votre démarche d’optimisation de la productivité, la méthode Pomodoro peut être un excellent choix. Avec ladite méthode, les salariés peuvent assurer une meilleure gestion de leur temps tout en traitant les tâches qui doivent l’être, et ce, dans le délai.
La méthode Pomodoro consiste à définir 3 ou 4 intervalles de temps de 25 minutes. Ainsi, il faudra traiter les tâches sans interruption pendant 25 minutes et marquer une pause de 5 minutes par la suite. Le même processus doit être repris 4 fois sans faille.
Plus vous vous habituez à cette méthode de travail, plus il vous sera simple d’augmenter le temps durant lequel vous pouvez travailler. Si vous augmentez le temps de travail, faites de même pour celui de pause pour de meilleurs résultats.
Ne faire qu’une seule tâche à la fois
De nombreux salariés s’acharnent en entreprise sur plusieurs tâches pour ne pas atteindre les objectifs à la fin. Généralement, ils ne tiennent pas dans le temps imparti. Il faut comprendre que faire plusieurs tâches à la fois est très chronophage. Pour gagner en productivité, vous ne devez vous concentrer que sur une seule tâche.
Là encore, il faut nuancer. En entreprise, toutes les tâches n’ont pas la même valeur après exécution. Il y en a qui sont plus prioritaires que d’autres. Vous devez donc passer à une hiérarchisation des tâches afin de traiter celles qui sont les plus importantes.
Utiliser des outils de gestion du temps
Pour optimiser votre efficacité au travail, l’utilisation des outils de gestion du temps peut vous être d’une grande aide.
Utiliser Google Agenda pour optimiser l’efficacité au travail
Google Agenda est un outil accessible à tous. Il permet de planifier des réunions que tous les salariés peuvent consulter en même temps. Cela vous évite de devoir envoyer des mails individuellement, ce qui vous ferait perdre du temps précieux. Vous avez alors du temps à consacrer aux tâches importantes qui vous attendent.
Opter pour Trello pour gagner du temps
Pour un partage d’informations ou d’attribution de tâches, vous pouvez utiliser Trello. Au même titre que Google Agenda, cet outil vous permet de gagner du temps dans votre travail. Votre efficacité s’en trouvera optimisée.
Freedom : un outil pour améliorer la concentration
Comme évoqué précédemment, l’efficacité au travail est améliorée quand on arrive à bien se concentrer. Malheureusement, il n’est pas possible de prétendre à cette concentration quand on doit répondre à des mails ou à de nombreux messages.
Pour vous aider à gagner du temps, Freedom bloque aussi bien les mails que les messages durant le temps spécifié.
